Notulen van de Algemene Ledenvergadering van de TTV – 2017

Notulen van de Algemene Ledenvergadering van de TTV, gehouden op woensdag 15 februari 2017

 

  1. Opening en welkom

De voorzitter (Ad Seelen) opent de vergadering en heet iedereen welkom. Er zijn 24 leden aanwezig.

De vergadering wordt begeleid door een power point presentatie. De sheets worden na de ALV op de website geplaatst.

  1. Behandeling ingekomen stukken

– Er zijn 6 afmeldingen voor deelname aan de ledenvergadering ontvangen.

– Een vraag van Ciska Bannenberg over het invoeren van een gedwongen pauze tussen het meerdere keren achter elkaar afhangen van een zelfde groep. Of dit technisch mogelijk is op het afhangbord zal nader worden bekeken.

 

  1. Goedkeuring notulen ALV d.d. 29 februari 2016

– De bestemming van de braakliggende banen komt onder punt 5 terug.

De notulen van de vorige ALV worden onder dankzegging aan de notulist goedgekeurd en vastgesteld.

 

  1. Introductie KNLTB app

Er wordt een filmpje getoond ter introductie van de nieuwe KNLTB app. De app is al wel beschikbaar maar nog in ontwikkeling. De uitrol vindt in de komende maanden plaats. Bestuur moet nog keuzes maken in hetgeen de app voor TTV kan gaan doen. De app heeft diverse functies zoals online mutaties doorgeven, bardienst plannen (dit seizoen wordt oude systeem nog gehandhaafd), online een baan plannen etc. Elk lid kan een eigen profiel aanmaken. Ook communicatie met en tussen de leden kan in toekomst via de app gaan. De app gaat TTV € 1,- per lid kosten.

De ledenadministratie en financiële administratie is overgegaan op KNLTB club. Dit is een speciaal hiervoor door de KNLTB ontwikkeld programma, hetgeen een hoop werk uit handen neemt. De inning van de contributiegelden zal ook door de KNLTB worden uitgevoerd.

 

Er loopt een haalbaarheidsonderzoek naar de invoering van LED verlichting. De mogelijkheid van het hergebruiken van de huidige masten wordt hierbij meegenomen. De investeringskosten zijn ong. € 50,000,-. Een Ledlamp gaat gemiddeld 25 jaar mee. Het strooilicht van LED is minder dan van gewone verlichting, hetgeen dus overlast voor derden minder maakt. De mogelijkheid wordt geopperd om slechts met een gedeelte van de banen op LED verlichting over te gaan. Alles wordt meegenomen in het onderzoek.

Er kan ook worden geïnvesteerd in de aanschaf van zonnepanelen.

Een derde mogelijkheid is het investeren in de aanleg van Padelbanen op de braakliggende banen. De investeringskosten zijn voor TTV, er behoeft echter geen huur over de banen aan de gemeente te worden betaald. Padel is een opkomende populaire sport die mogelijk nieuwe leden aantrekt. Een filmpje over Padel wordt op de website geplaatst. Het bestuur is voornemens te investeren in 1 van deze 3 mogelijkheden. Een uiteindelijke keuze zal worden voorgelegd aan de leden.

 

  1. Onderzoek all-in pakket jeugd

Er loopt een onderzoek naar de invoering van een all-in pakket voor jeugdleden. Dit houdt in lidmaatschap, competitie, training en deelname aan activiteiten in één pakket. Daarnaast zal een basispakket worden aangeboden, waarbij ook tegen betaling aan activiteiten kan worden deelgenomen. Alles gaat in overleg met de trainer.Ouders van jeugdleden zullen betrokken worden door middel van een enquête/voorlichting (in het voorjaar). Een en ander dient gedegen te worden voorbereid en ingevoerd.

 

  1. Vrijwilligers

Er zijn nu ong. 60 vrijwilligers actief. Er worden nog mensen gezocht voor de bardienstplanning, organiseren van de Ladies Day en verschillende commissies. Voorgesteld wordt dat ieder lid binnen zijn eigen netwerk actief gaat vragen naar eventuele geïnteresseerden. Ook het als vrijwilliger uitvoeren van incidentele taken is mogelijk.

Maart wordt uitgeroepen tot actiemaand!

 

 

 

  1. Verkiezing en benoeming bestuursleden

Emile Stuijvenberg treedt af en met instemming van de aanwezige leden wordt Marloes van Peer benoemd als bestuurslid Technische Commissie. Zij wordt tevens voorzitter van de TC. De overige zittingsperiodes van de betreffende bestuursleden Lisette Aarts, Susan Witsenboer en Ad Seelen worden verlengd.

 

Marloes geeft de plannen van de TC voor 2017 weer.

Er zal getracht worden meer gezelligheidstoernooien te organiseren waarbij de inzet van vrijwilligers welkom is.

Tevens wil de TC voor nieuwe leden meer gaan bieden. Het invoeren van een laddercompetitie wordt onderzocht. Ideeën c.q. plannen van leden zijn welkom.

 

  1. Korte samenvatting verslagen verschillende commissies

De verslagen worden kort toegelicht door de voorzitter en vervolgens door de aanwezigen voor kennisgeving aangenomen.

 

  1. Verslag kascommisie

Lieke van Kuijk (afwezig) en Jos Mabesoone vormden dit jaar de kascommissie. Jos zegt dat alles prima voor elkaar is, er zijn geen onregelmatigheden aangetroffen. Hij geeft de complimenten aan de penningmeester

 

  1. Benoeming kascommissie 2017

De kascommissie voor volgend jaar zal bestaan uit Lieke van Kuijk en Emile Stuijvenberg.

 

  1. Gevolgen huurharmonisatie en vaststellen verhoogde contributie

De gemeente is sinds 2012 bezig met een huurharmonisatiebeleid Uitgangspunt is dat alle tennisverenigingen uiteindelijk de zelfde huur gaan betalen. Voor TTV heeft het beleid een aantal (financiële) gevolgen:

-Vermindering gebruik gravelbanen. Voortaan nog beschikbaar van 1 april t/m 31 oktober,

– Verhoging van de huurpenningen

– Jaarlijkse indexatie van de huur

– Betaling van erfpacht.

Ook een aantal incidentele subsidies (bijv. voor schoonmaak van de natte ruimtes) gaan vervallen.

Dit in combinatie met de afname van het aantal leden en een negatief resultaat over de voorgaande jaren, heeft het bestuur genoodzaakt een contributieverhoging voor te stellen. Het voorstel was een verhoging van € 10,-. Echter in de onderhandelingen met de gemeente is naar voren gekomen dat de gemeente ook nog een fors bedrag wil gaan innen betreffende achterstallige huur van de All Weather banen. Volgens de gemeente is daar jarenlang te weinig huur over geheven. Zij wil dit nu met terugwerkende kracht alsnog gaan innen. Het bestuur zal hier tegen bezwaar gaan maken.(evt. kan in een later stadium een jurist van de KNLTB worden (ingeschakeld). Alles in aanmerking genomen zal een contributieverhoging van € 10,- de TTV niet voldoende uit de financiële zorgen helpen. Wellicht is voor het volgende jaar weer een contributieverhoging noodzakelijk. Er wordt met elkaar hierover van gedachten gewisseld. De aanwezige leden stellen uiteindelijk voor om de contributie dit jaar al gelijk te verhogen met € 20,- . Contributie wordt dan € 170,-.per lid. In vergelijking met omliggende verenigingen is dit een geenszins afwijkend bedrag. Opgemerkt wordt dat zelfs deze verhoging niet tot volledige dekking van de kosten zal leiden. Er wordt ter vergadering gestemd. 95 % Van de aanwezige leden (incl. bestuur) is het eens met een contributieverhoging van € 20,-.

Het bestuur gaat er uiteraard in de onderhandelingen met de gemeente alles aan doen de uiteindelijke financiële gevolgen van het huurharmonisatiebeleid voor de TTV zo gunstig mogelijk te houden.

           

  1. Vaststelling begroting voor het boekjaar 2017

Nu de contributie met € 20,- verhoogd gaat worden, dient de opgestelde begroting te worden aangepast.

Er wordt besloten hiermee te wachten tot de besprekingen met de gemeente achter de rug zijn en er dus meer duidelijk is over de financiële situatie. Omdat een nieuwe begroting in de ALV dient te worden vastgesteld, zal dan een nieuwe ALV worden georganiseerd. De leden zullen hier te zijner tijd een uitnodiging voor ontvangen.

           

  1. Rondvraag

– Er wordt gesproken over de invulling van de bardiensten. De dispensatie van het uitvoeren van een bardienst voor mensen vanaf 70 jaar kan volgens sommigen omhoog naar bijv. 75 jaar. Het bestuur zal zich hierover beraden.

– Iedereen wordt verzocht na te denken over hoe de uitgaven verminderd en de inkomsten vergroot kunnen worden voor TTV.

– Het invullen van de bardienst op de vrijdagavond tijdens de competitie is lastig. De barinkomsten zijn belangrijk voor TTV. Wellicht geeft het organiseren van meer feestjes etc. extra inkomsten? Hiermee dient voorzichtig te worden omgegaan.

– Theo de Bruijn wijst er op dat mensen nog kunnen inschrijven voor het Wintertoernooi.

– Jos Mabesoone wijst nogmaals op het uit doen van de verlichting op de banen wanneer er niet meer gespeeld wordt.

 

 

  1. Sluiting

De voorzitter bedankt de aanwezige leden voor hun getoonde betrokkenheid bij de vereniging en sluit vervolgens de vergadering.

 

 

Judith Kool

Secretaris