Notulen van de Algemene Ledenvergadering van de TTV – 2016

Notulen van de Algemene Ledenvergadering van de TTV, gehouden op woensdag 29 februari 2016

 

  1. Opening en welkom

De voorzitter (Ad Seelen) opent de vergadering en heet iedereen welkom. Er zijn 18 leden aanwezig.

  1. Behandeling ingekomen stukken

Er zijn 7 afmeldingen voor deelname aan de ledenvergadering ontvangen.

 

  1. Goedkeuring notulen ALV d.d. 25 februari 2015

Pag. 2: bardienst: Miek van Haperen vertelt dat zij vorig seizoen op vrijdagen het verzoek kreeg van leden om de bardienst na 02.00 uur over te nemen van degenen die bardienst hadden. Het bestuur benadrukt dat de bar om 02.00 u dient te sluiten (ook ter voorkoming van klachten van derden). Het overnemen van bardiensten door leden teneinde de bar langer open te houden is niet toegestaan. De mensen die vorig jaar een paar keer langer door wilden gaan, hebben inmiddels toegezegd zich aan de sluitingstijd te zullen houden. Er is ook een begrenzing aangebracht op het volume van de geluidsinstallatie. Het is ieders verantwoordelijkheid om elkaar op de regels aan te spreken.

Pag 2: rondvraag: Carlien Dekker vraagt hoe het staat met de aparte inzameling van plastic?

Het plastic kan volgens de gemeente in de gewone container worden aangeboden en wordt na inzameling gescheiden. De gemeente zet geen aparte container voor plastic neer. Opgemerkt wordt dat de prullenbakken snel vol raken. Wellicht kan de bardienst een rol spelen in het legen van de bakken? Er wordt een stukje op de site en in de Dropshot geplaatst. Kan ook op de kaart met taken voor de bardienst gezet worden.

Miek merkt op dat de inzamelingscontainer voor textiel er niet meer staat. Dit klopt. De container is door de gemeente verwijderd (stond op gemeentegrond).

 

De notulen van de vorige ALV worden vervolgens onder dankzegging aan de notulist goedgekeurd en vastgesteld.

 

  1. Verkiezing en benoeming bestuursleden

Judith Kool, Nico van leeuwen en Jacques Sprenkels worden herkozen als bestuurslid. Jacques blijft vice-voorzitter en richt zich daarnaast op externe contacten en organisatietaken. Emile Stuijvenberg gaat Algemene Zaken doen en blijft aandachthouder Technische Commissie. Alle overige bestuursleden zitten nog in hun benoemingsperiode en gaan verder met het uitoefenen van hun functie.

 

  1. Jaarverslag secretariaat.

Het bestuur is voornemens frequenter en korter te gaan vergaderen. Afgelopen jaar is een nieuwe website operationeel geworden. De Dropshot is slechts 2x verschenen vanwege te weinig kopij. Er wordt een oproep gedaan aan de leden om kopij /foto’s etc. aan te leveren zodat de Dropshot frequenter kan worden uitgebracht. Edward Wilms stelt voor de facebookpagina van de TTV meer te promoten. Het verslag wordt vastgesteld.

 

  1. Jaarverslag technische commissie

De TC is blij dat de clubkampioenschappen zijn doorgegaan. Het Openingstoernooi is vanwege slecht weer niet doorgegaan. Op zondag zijn er dit voorjaar geen competitieteams meer. Er is een nieuwe sponsor gevonden ter vervanging van Lomans Sport. Dit is Brejaart Sport geworden. Het bestuur is hier blij mee. Het verslag wordt vastgesteld.

 

  1. Jaarverslag jeugdcommissie

Er hebben een aantal nieuwe mensen zich gemeld als lid van de Jeugdcommissie.

Het aantal competitie spelende jeugdleden is wat teruggelopen. De werving van nieuwe jeugdleden is een constant aandachtspunt. Er worden nog mensen gezocht voor begeleiding van de jeugd op de woensdag en zondag tijdens de competitie. Lisette Aarts wordt bedankt voor haar tijdelijke inzet voor de commissie.

Het verslag wordt vastgesteld.

 

  1. Jaarverslag paviljoen/accommodatiecommissie

Het snoeien van de coniferen is achteraf meegevallen. Het park heeft een mooie open uitstraling gekregen. TTV heeft hierbij inspraak gehad bij de gemeente. De fietsenstalling en het terras zijn nieuw aangelegd. Is mooi geworden. De Toss ochtenden in de winter zijn redelijk bezocht. De bar is in de winter iedere ochtend open van 10.00-12.00 u.. De baanindeling hangt op het bord en staat op de site. Gevraagd wordt om (nog meer) te pinnen bij het afrekenen aan de bar en dit tijdig aan de bardienst aan te geven.

Het verslag wordt vastgesteld.

 

  1. Jaarverslag algemene zaken

Er wordt iemand gezocht die zich bezig kan gaan houden met clubsponsoring. Brejaart is een nieuwe sponsor.

De competitierichtlijnen zijn aangepast. Indien er een team stopt op de vrijdagavond, wordt het maximale aantal teams 14. Indien er meer teams zich aanmelden zal geloot gaan worden.

De huurtarieven van de gemeente zijn nog niet bekend. Dit heeft de aandacht.

Er zijn geen meldingen van ongewenst gedrag bij de vertrouwenspersonen ingediend. Dat is goed om te horen.

De ledenwerving blijft een aandachtspunt.

Theo de Bruin vraagt of Brejaart hetzelfde bedrag sponsort als Lomans? Ad zegt dat dit zo is en zegt dat het bestuur blij is met Brejaart. Het verslag wordt vastgesteld.

 

  1. Jaarverslag ledenadministratie

Het ledenaantal is helaas weer gedaald. Dit is een landelijke trend. De gemiddelde leeftijd van TTV leden is 54,5 jaar. In de categorie 18-25 jaar is het ledenaantal het meest afgenomen. De KNLTB is onder andere bezig met het ontwikkelen van nieuwe vormen van competitie (bijv. voor 8 en 9 spelers). Competitieleden blijken namelijk de meest trouwe leden te zijn. De KNLTB doet er van alles aan om leden te behouden. Edward Wilms vraagt of de door de trainer georganiseerde middagen voor de jeugd extra leden hebben opgeleverd? Emile zegt dat de wervingsacties in het algemeen maar enkele leden hebben opgeleverd.

Susan houdt zich niet meer bezig met de bardiensten. Deze taak is overgenomen door Sandra van Tilburg en Rens Aben. Ad bedankt Susan voor haar inzet in deze.

Het verslag wordt vastgesteld.

 

  1. Balans over het boekjaar 2015

Geconcludeerd wordt dat TTV een financieel gezonde vereniging is. Ondanks dat afgelopen jaren verlies is geleden vanwege de verminderde contributieopbrengsten als gevolg van de afname van het aantal leden. Er zijn ook flink wat investeringen gedaan. Een eventuele contributieverhoging in 2017 is ook afhankelijk van de huurtarieven van de gemeente. Hier valt nog weinig over te zeggen.

Lieke van Kuijk vraagt uitleg over de hoge vergaderkosten. Onder deze post vallen echter alle kosten gemaakt door alle commissies. De verlichting van de banen is een hoge kostenpost. Iedereen wordt nogmaals verzocht er op te letten dat de verlichting wordt uitgedaan wanneer er niet meer gespeeld wordt. In het gesprek met de trainer zal ook aan hem worden verzocht de lichten uit te doen. Ook dient hij losse spullen die op de baan blijven liggen na de training te verwijderen.

Theo de Bruin had minder onderhoudskosten gravelbanen verwacht nu er minder gravelbanen zijn. Lisette zegt dat de gemeente hier nog geen rekening mee heeft gehouden. In juni/juli zal het huurharmonisatiebeleid van de gemeente bekend worden. Wellicht gaan de kosten voor onderhoud van de Provisionbanen omhoog? Kortom: een en ander is nog niet duidelijk. De balans wordt vastgesteld.

 

  1. en 14. Verslag van de kascommissie

Han Olden en Jos Mabesoone (afwezig m.b.v.v.) vormden dit jaar de kascommissie. Han zegt dat alles prima voor elkaar is, er zijn geen onregelmatigheden aangetroffen. Hij geeft de complimenten aan de penningmeester (Lisette). De kascommissie voor volgend jaar zal bestaan uit Jos Mabesoone en Lieke van Kuijk. Het verslag wordt vastgesteld met dank aan de kascommissie.

 

  1. Vaststelling begroting voor het boekjaar 2016

Als gevolg van de verdere terugloop van de ledenaantallen in 2015 is het boekjaar 2015 afgesloten met een negatief resultaat van € 10.004. Op basis van het huidige ledenaantal is ook voor 2016 een negatief resultaat begroot, omdat het bestuur heeft besloten om voor 2016 nog geen contributieverhoging door te voeren. Indien deze trend zich doorzet is het bestuur genoodzaakt om in 2017 een contributieverhoging door te voeren.

Voor 2016 staan nog een aantal investeringen gepland (zie bijlage).De begroting wordt vastgesteld.

 

  1. Bestuursmededelingen en aandachtspunten voor het komende jaar

– De randen van het terras zullen nog grijs worden geverfd.

– Het Openingstoernooi vindt plaats op 3 april.

– Ledenwerving en energiebesparende maatregelen blijven belangrijke aandachtspunten.

 

  1. Rondvraag

– Theo vertelt dat de inschrijvingen voor het Wintertoernooi op gelijk niveau met vorig jaar liggen.

– Lieke vraagt nog een keer op de site te zetten wat er tijdens het uitvoeren van een bardienst van iemand verwacht wordt. Dit dient ook op de kaart te worden gezet en wellicht in de herinneringsmail die iemand van te voren krijgt.

– Theo informeert naar het plan om op de braakliggende banen Beachtennis te gaan realiseren. Het bestuur moet helaas meedelen dat de gemeente hier geen geld beschikbaar voor wil stellen en zelfs huur voor de banen wil gaan vragen. Hierdoor zijn ook andere opties financieel niet haalbaar.

– Edward vraagt of de verlichting op banen 5 en 6 al is gerepareerd. Dit blijft een punt van zorg. Er is naar gekeken door techneuten maar het is niet 100 % zeker dat het probleem verholpen is. Indien alles moet worden opengebroken, kan dit veel kosten met zich meebrengen.

 

  1. Sluiting

De voorzitter bedankt de aanwezige leden voor hun getoonde betrokkenheid bij de vereniging en sluit vervolgens de vergadering.

 

 

Judith Kool

Secretaris

Hoofd Sponsor

Hoofd Sponsor

Club Sponsor

Club Sponsor