Notulen ALV

Notulen van de Algemene Ledenvergadering van de TTV – 2015

Notulen van de Algemene Ledenvergadering van de TTV, gehouden op woensdag 25 februari 2015

Opening en welkom

De voorzitter (Ad Seelen) opent de vergadering en heet iedereen welkom. Angela Hendrickx (Jeugdcommissie) is afwezig wegens ziekte. Er zijn 24 leden aanwezig.

Behandeling ingekomen stukken
Er zijn 7 afmeldingen voor deelname aan de ledenvergadering ontvangen (te weten van: Tiny Hopman, Rutger Hengst, Lieke van Kuijk, Ad Michielse, Jopie Poppelaars, Miriam en Wim van Dongen).

Er is een mail binnengekomen van Lucien van Gastel betreffende het ingevoerde jaarlidmaatschap en de beschikbaarheid van de banen. Dit wordt besproken onder agendapunt 14.

Goedkeuring notulen ALV d.d. 20 februari 2014
De notulen van de vorige ALV worden onder dankzegging aan de notulist goedgekeurd en vervolgens vastgesteld.

Verkiezing en benoeming bestuursleden

Emile Stuijvenberg wordt herkozen als bestuurslid namens de Technische Commissie. Angela Hendrickx wordt officieel benoemd als voorzitster van de Jeugdcommissie. Alle overige bestuursleden zitten nog in hun benoemingsperiode en gaan dus verder met het uitoefenen van hun functie.

Jaarverslag secretariaat.
De Witte Dropshot zal worden aangepast en in maart aan de leden worden gemaild. Een ledenlijst is ook in te zien via het KNLTB afhangbord. Het verslag wordt vastgesteld

Jaarverslag technische commissie
De TC is blij dat de clubkampioenschappen dit jaar zijn doorgegaan. Het organiseren van de clubkampioenschappen samen met de jeugd was een succes. De wens wordt uitgesproken dat nog meer mensen zich in 2015 voor deze kampioenschappen zullen opgeven. Het verslag wordt vastgesteld

Jaarverslag jeugdcommissie
De Jeugdcommissie heeft dit jaar problemen met de bezetting gehad. Het bestuur is blij met de nieuwe voorzitster Angela Hendrickx. De taken waren niet duidelijk. Het bestuur heeft samen met de commissie nu een organisatieplaatje gemaakt. Er is ook een wervingsplan gemaakt. Inmiddels hebben zich  enkele nieuwe leden spontaan aangemeld. Er wordt kortom hard aan gewerkt om de organisatie van deze commissie in orde te krijgen. Het bestuur acht het binden van de jeugd aan de vereniging immers van groot belang. Het verslag wordt vastgesteld.

Jaarverslag paviljoen/accommodatiecommissie
Er is een pinautomaat aangeschaft. Er zijn aanpassingen aan de geluidsinstallatie gedaan (begrenzing) om de geluidsoverlast te beperken. Op vrijdagavond dient het paviljoen om 02.00 uur te worden gesloten. Het verslag wordt vastgesteld.

Jaarverslag algemene zaken
De sponsoring loopt redelijk, er worden nog steeds mensen gezocht voor de Sponsorcommissie.

De competitierichtlijnen zijn aangepast. De huurtarieven wachten op de Sportnota van de gemeente. De TTV neemt regelmatig deel aan een Bredaas overleg met andere tennisverenigingen teneinde de krachten richting gemeente te bundelen. Het is gebleken dat andersoortige verenigingen minder kosten aan de gemeente betalen, dit moet worden recht getrokken. De ledenwerving blijft een aandachtspunt.

Er worden vrijwilligers gezocht voor de organisatie van het Zomerteamtennis. Het verslag wordt vastgesteld.

Jaarverslag ledenadministratie
Het ledenaantal is helaas weer gedaald. Dit is overigens een landelijke trend. De gemiddelde leeftijd van TTV leden ligt vrij hoog. De terugloop van het aantal leden zal in de toekomst gevoeld gaan worden in de financiële situatie van de TTV en ten aanzien van het invullen van de bardiensten. Miek van Haperen doet de suggestie in “Allerlei” (en andere huis aan huisbladen) regelmatig nieuws betreffende de TTV te zetten. Ledenwerving blijft de aandacht van het bestuur houden. Het verslag wordt vastgesteld.

Balans over het boekjaar 2014
Geconcludeerd wordt dat TTV een financieel gezonde vereniging is. Ondanks dat afgelopen jaar verlies is geleden vanwege de verminderde contributieopbrengsten als gevolg van de afname van het aantal leden.

In 2014 zijn een aantal investeringen gedaan. Het banksaldo is op nivo waardoor (nog) geen contributieverhoging noodzakelijk is.

Jos Mabesoone wijst op het uitdoen van de lichten wanneer een baan niet bespeeld wordt met het oog op de energiekosten. Alle leden dienen hier alert op te zijn. Het bestuur heeft zich al gebogen over bezuinigen ten aanzien van de energiekosten. De aanschaf van zonnepanelen is overwogen. Wellicht is de aanschaf van led verlichting een optie. Het ophangen van een bordje om de leden te wijzen op uitdoen van de verlichting is een goede suggestie. Besparen op energiekosten zal een punt van aandacht blijven.

Er is een reservering opgenomen voor het 60-jarig jubileum in 2016.

Er is een Investeringsplan bij de stukken gevoegd. Er is nog niets besloten over het tijdstip van deze investeringen.

De vraag wordt gesteld of er een garantieregeling geldt voor de spaarrekening van de TTV. De spaarrekening loopt bij de Rabobank en er is een garantieregeling. De balans wordt vastgesteld.

Verslag van de kascommissie

Han Olden (afwezig) en Adrie de Krom vormden dit jaar de kascommissie. Adrie zegt dat alles prima voor elkaar is, er zijn geen onregelmatigheden aangetroffen. Hij geeft de complimenten aan de penningmeester (Lisette). De kascommissie voor volgend jaar zal bestaan uit Han Olden en Jos Mabesoone. Het verslag wordt vastgesteld met dank aan de kascommissie.

Vaststelling begroting voor het boekjaar 2015
De begroting loopt synchroon met die van vorig jaar. Er vindt geen contributieverhoging plaats. Dit jaar wordt ingeteerd op het vermogen. De extra kosten voor de aanleg van de twee nieuwe Provisionbanen lopen buiten de begroting. De begroting wordt vastgesteld.

Evaluatie Jaarlidmaatschap.

Het afgelopen jaar is bij wijze van proef het jaarlidmaatschap ingevoerd. De gravelbanen zijn langer open gehouden. Het onderhoud van deze banen wordt door vrijwilligers van de TTV gedaan. Omdat er in de winter beperkte capaciteit van banen is, worden in het najaar van 2015 twee extra Provisionbanen aangelegd. Over 4 jaar zijn de huidige gravelbanen afgeschreven. Er is nog geen zekerheid over de vervanging van deze banen. De mening van de aanwezige leden over het jaarlidmaatschap wordt gevraagd.

Tim Meuldijk en Ton Pieterse zeggen tevreden te zijn met het jaarlidmaatschap. Miek van Haperen merkt op dat het jaarlidmaatschap voor mensen die toch al winterlid waren alleen maar financieel gunstig is. Marloes van Peer vraagt of er een indicatie is tussen de terugloop van het aantal leden en de invoering van het jaarlidmaatschap? Dit is niet zo. Jos Mabesoone zegt dat de capaciteit op drukke avonden een probleem is. Wat zijn de afspraken met de trainer? Ad Seelen zegt dat de capaciteit inderdaad een punt van aandacht is. Afspraak met de trainer is dat hij door de week tot 19.00 u twee banen mag bezetten en vanaf 19.00 u één baan (m.u.v.  dinsdag tossavond). Hopelijk is volgend winterseizoen het capaciteitsprobleem door de twee extra Provisionbanen opgelost.

Ingrid Timmermans vraagt of de trainer alleen les mag geven aan leden. Susan zegt dat er een heel klein aantal mensen les krijgt die geen lid zijn. Deze mensen betalen hier een extra bedrag voor dat ten goede komt aan de TTV. Opgemerkt wordt dat dit niet ten koste mag gaan van de eigen leden. Op dit moment is dat niet zo. Daarnaast worden soms introductielessen gegeven aan potentiële nieuwe leden. Ton Pieterse merkt op dat er vaak kritiek is op de trainer vanwege de baanbezetting. Hij wil hierbij ook de positieve kant van het hebben van een goede trainer voor de TTV benadrukken. Een goede trainer is belangrijk voor een vereniging.

Het bestuur beaamt dit. Bij het afhangbord hangt een schema van de banen waar de trainer recht op heeft.

Ingrid Timmermans vraagt of het niet handiger is het verenigingsjaar aan te passen aan het kalenderjaar.

Het bestuur heeft zich hier al over gebogen en heeft geconcludeerd dat dit vanwege verschillende redenen niet handig is. Zoals het nu is, loopt het verenigingsjaar synchroon met dat van de KNLTB.

Omdat er geen overwegende bezwaren door de leden zijn aangevoerd, wordt definitief overgegaan tot invoering van het jaarlidmaatschap.

Bardienst 2015

Gekoppeld aan de invoering van het jaarlidmaatschap doet de vraag zich voor of het paviljoen langer open dient te zijn. Het langer open blijven van het paviljoen heeft consequenties met betrekking tot invulling van bardiensten. Het bestuur legt de leden 3 opties voor waaruit gekozen kan worden. Binnen het bestuur zijn de meningen verdeeld. Leden boven de 70 jaar blijven vrijgesteld van het vervullen van een bardienst. Tijdens de twee extra tossochtenden (als gevolg van invoering van het jaarlidmaatschap) wordt de bardienst door Nico en/of Rens gedaan. Optie 1: huidige situatie handhaven, Optie 2: paviljoen 14 weken langer open houden, waarbij op weekavonden ’s avonds door 1 persoon de bardienst wordt uitgevoerd. Optie 3: het paviljoen het hele jaar open en de leden gaan twee bardiensten per jaar draaien.

Het ’s avonds alleen uitvoeren van een bardienst stuit uit veiligheidsoverwegingen bij meerdere mensen op bezwaren. De vraag wordt gesteld of gepeild is onder de leden of er behoefte is aan het langer open blijven van het paviljoen? Dit is niet gepeild.

Miek van Haperen vraagt of het het afgelopen jaar druk is geweest in oktober? Vanwege het mooie weer zijn er toen wel mensen gekomen.

Susan zegt dat in 2013 het paviljoen bij wijze van proef op maandag- en donderdagavond langer open is gebleven. Het bleek dat er toen bijna niemand kwam.

Ingrid de Wild vraagt waarom niet alle leden hierover mogen stemmen. Het bestuur antwoordt dat ieder lid is uitgenodigd voor de ALV en derhalve de gelegenheid is geboden te stemmen.

Jos Mabesoone zegt dat onervarenheid en onbekendheid voor sommige (nieuwe) leden ook een bezwaar kunnen zijn voor het alleen uitvoeren van een bardienst. Susan zegt dat nieuwe leden wegwijs worden gemaakt.

Adrie de Krom vraagt of het een idee is om te werken met barhoofden, zoals ook bij de hockeyvereniging gedaan wordt. Het bestuur zegt hier in het verleden geen goede ervaringen mee te hebben gehad en dat het moeilijk is om zulke mensen te krijgen.

Na met elkaar van gedachten te hebben gewisseld wordt de aanwezige leden verzocht te stemmen.

Met een ruime meerderheid van stemmen wordt gekozen voor optie 1, dat wil zeggen: huidige situatie handhaven.

Benoeming vertrouwenspersonen
Miek van Haperen en Ton Pieterse zijn bereid de rol van vertrouwenspersoon op zich te nemen. Vanwege hun werkervaring en achtergrond acht het bestuur hen beiden zeer geschikt als vertrouwenspersoon. Ton heeft inmiddels een NOC/NSF cursus gevolgd. Hij licht het belang van een vertrouwenspersoon voor een vereniging toe. Beide personen hebben zin om deze functie op zich te nemen. Er zal nog een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) worden aangevraagd. Miek en Ton worden benoemd.

Benoeming Kascommissie 2015

De kascommissie voor 2015 zal bestaan uit Han Olden en Jos Mabesoone.

Bestuursmededelingen en aandachtspunten voor het komende jaar
Het Zomerteamtennis, de clubkampioenschappen, de diverse toernooien en de ledenwerving zijn aandachtspunten van het bestuur voor 2015.

De gemeente heeft aangekondigd de coniferen gedeeltelijk te willen verwijderen vanwege kosten van onderhoud.

Er wordt gepeild of voor het behoud van de coniferen de leden eventueel bereid zijn het onderhoud zelf uit te gaan voeren of eventueel via een contributieverhoging het onderhoud door anderen te laten uitvoeren.

Het bestuur zal onderzoeken wat de opties zijn.

Rondvraag

Carlien Dekker vraagt naar de samenstelling van de competitiebijdrage. Zij vindt die nogal hoog.

Lisette Aarts zegt haar al eerder op deze vraag te hebben geantwoord.

Het competitieteam op donderdag is niet tevreden over de aangeboden schalen.

Ad Seelen zegt dat naar aanleiding van de uitkomst van de gehouden enquête met de leverancier van de schalen overleg is gevoerd. Er komt meer variatie in de schalen. Indien de uitkomst van de enquête niet naar de leden is gecommuniceerd, wordt hiervoor door het bestuur excuses aangeboden. Nico zegt toe met Carlien te zullen bespreken wat haar team op donderdag op de schalen wil zien. De schalen dienen uiteraard ook op tijd te worden gebracht.

Jolanda Seelen vraagt of er andere ballen gebruikt kunnen worden tijdens de competitie. Voor dit jaar is dat niet meer mogelijk. De ballen zijn reeds besteld. Adrie de Krom zegt dat de huidige ballen eigenlijk voor de Provisionbanen niet geschikt zijn. De geschiktheid van de ballen hangt af van vele factoren, zoals weersomstandigheden, bespanning van het racket. Het is daarom moeilijk een voor iedereen geschikte bal te vinden.

Ton Pieterse en Paul van Teeffelen merken op dat indien een lid van de TTV zich misdraagt, dit ook gemeld kan worden bij de tuchtraad van de KNLTB.

Jos Mabesoone vraagt of er in het kader van de duurzaamheid iets kan worden geregeld voor het apart inzamelen van plastic? Nico zegt hier al mee bezig te zijn.

Dhr. de Cantino wil graag met iemand van het bestuur praten over de bardiensten. Nico zal dit met hem doen.

Sluiting
De voorzitter bedankt de aanwezige leden voor hun getoonde betrokkenheid bij de vereniging en sluit vervolgens de vergadering.

Judith Kool

Secretaris

Hoofd Sponsor

Hoofd Sponsor

Club Sponsor

Club Sponsor