Bestuur en Commissies

Taakbeschrijving bestuur en commissies (2016)

De taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden beschrijving van het bestuur, de verschillende commissies en individuele functiehouders bieden organisatorisch overzicht, voorkomen overlap tussen werkzaamheden, zijn hulpmiddel bij het evalueren van de taakuitvoering en handig bij het werven van vrijwilligers.

Verenigingsstructuur
TTV wordt gevormd door haar leden. Zij kunnen zich tijdens de jaarlijkse algemene leden-vergadering uitspreken over de door de vereniging te varen koers. De ledenvergadering kiest het bestuur dat verantwoordelijk is voor het dagelijks besturen van de vereniging en hierover in de ledenvergadering verantwoording aflegt. Het bestuur wordt bijgestaan door commissies (of individuele personen) die een aantal specifieke verenigingstaken uitvoeren. Om communicatie tussen de commissies en het bestuur optimaal te doen zijn, worden alle tenniscommissies bijgestaan door een aandachthouder uit het bestuur.

a) Het bestuur
Draagt zorg voor de dagelijkse gang van zaken binnen de vereniging, overeenkomstig de verenigingsstatuten en het huishoudelijk reglement. In het TTV bestuur hebben zitting de voorzitter, penningmeester, secretaris, de vice voorzitter (tvs. organisatie zaken), algemene zaken (tvs. tennistechnische zaken), de voorzitter van de jeugdcommissie, paviljoen/ parkbeheer en ledenadministratie.

Voorzitter
-coördineert het dagelijks bestuur van de vereniging:
-leiden van de algemene ledenvergadering
-leiden van bestuursvergaderingen
-vereniging vertegenwoordigen bij instanties als KNLTB, gemeente en regionaal voorzitters overleg
-ziet toe op de kwaliteit en kwantiteit van het vrijwilligersbestand

Penningmeester
-eerste verantwoordelijke voor het opstellen van begrotingen en de financiële verslaglegging
-eindcontrole van begrotingen en financiële verantwoording van commissies
-beoordeelt in overleg met het bestuur ad-hoc aanvragen voor geld
-het in rekening brengen en innen van contributies, trainingsgelden etc.
-(leden) verzekeringen
-het voeren van de financiële administratie
-het betalen van rekeningen
-beheren van bank- en girorekeningen

Secretaris
-organiseren en notuleren van bestuursvergaderingen en ledenvergaderingen
-postverwerking
-bestuurscorrespondentie
-archivering

Vice voorzitter/organisatie zaken
-vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid
-externe (bestuurs)contacten met gemeente, knltb, bredaas tennis overleg etc.
-ondersteunt en adviseert het bestuur m.b.t. organisatiezaken
Algemene en tennistechnische zaken
-ondersteunt en adviseert het bestuur t.a.v. regelgeving
-(club)sponsoring beleid en coördinatie, ook t.a.v. open toernooien
-coördineert en evalueert het tennistechnisch beleid
-trainer en trainingsaangelegenheden
-aandachthouder tc en competitie zaken
-regelt tennistechnische trainingen, zoals verenigingstoernooileider en -competitieleider
-jaarverslaglegging tennis technische zaken en tc
-coördinatie activiteitenagenda

Jeugdcommissie
-coördineert en evalueert het jeugdbeleid
-organiseert (interne) toernooien, waaronder clubkampioenschappen
-draagt zorg voor communicatie
-begroting en financieel verslag, voor zover aan de orde
-en andere spelactiviteiten om jeugd enthousiast te maken en te houden
-coördineert de verdeling van trainingsuren over de doelgroepen
-contactonderhoud met ouders i.v.m. hand en spandiensten

Paviljoen- en Parkbeheer
-(ook technisch) onderhoud en aankleding paviljoen
-coördinatie onderhoud banen, materialen, verlichting en groenvoorziening
-onderhoudt hiertoe ook de contacten met gemeente Breda
-inkoop, voorraadbeheer en afrekening van de barinkomsten
-hygiëne
-organiseert (en ondersteunt bij) festiviteiten
-heeft zitting in het sportparkoverleg

Ledenadministratie
-invoeren nieuwe leden
-ledenpassen beheer
-leden contactpersoon KNLTB
-gegevensonderhoud
-informatie generen (e-mail adressen, kencijfers etc.)

b) Algemene commissies
Het bestuur wordt in haar taakuitvoering bijgestaan door een aantal algemene commissies (of individuele personen) die specifieke taken uitvoeren en tenniscommissies (zie c).

Sponsorcommissie
-periodieke overleg tussen clubsponsor- en toernooisponsor contactpersonen
-afstemming benadering potentiële en bestaande sponsoren

Barplanning
-deelt verplichte bardiensten in
-coördineert onderlinge ruiling

Redactiecommissie Dropshot
-kopij verzameling
-coördinatie productie
-coördinatie verspreiding
-advertentie acquisitie en verkoop

Site team
-content management
-redactie
-ontwikkeling, onderhoud en technisch beheer

Sociaal contactpersoon
-zorgt voor (aanschaf) attenties bij vertrek van vrijwilligers
-contacten met (ernstig) zieke leden en nabestaanden bij overlijden

Vertrouwenscontactpersonen
-gaan vertrouwelijk in gesprek bij ongewenst en intimiderend gedrag van anderen

c) Tennis Commissies
Om goede coördinatie tussen (beleid bepalend) bestuur en onderstaande commissies te bewerkstelligen, is voor ieder van deze commissies ’n bestuurslid -de aandachthouder- beschikbaar.

Competitie leiding senioren
-bereidt, binnen de kaders van de KNLTB regels, deelname aan de competitie voor
-verantwoordelijk voor de wedstrijdplanning
-communicatie via site, Dropshot e.d.
-ziet toe op een juist verloop

Competitie leiding junioren
-bereidt, binnen de kaders van de KNLTB regels, deelname aan de competitie voor
-verantwoordelijk voor de wedstrijdplanning
-communicatie via site, Dropshot e.d.
-ziet toe op een juist verloop

Technische Commissie
-werving deelnemers gezelligheidstoernooien en clubkampioenschappen senioren
-begroting en financieel verslag
-communicatie via site, Dropshot e.d.
-toezien op juist verloop

Open Zomertoernooi Commissie
-deelnemerswerving
-toernooisponsorwerving
-begroting en financieel verslag
-meldt het toernooi aan bij de KNLTB
-wedstrijdplanning
-contact met bondsdelegatie
-communicatie via site, Dropshot e.d.
-catering en gezelligheidsprogrammering, in overleg met paviljoenbeheer
-toezien op juist verloop
Open 35/45/60+ toernooi Commissie
-deelnemerswerving
-toernooisponsorwerving
-begroting en financieel verslag
-meldt het toernooi aan bij de KNLTB
-wedstrijdplanning
-contact met bondsdelegatie
-communicatie via site, Dropshot e.d.
-catering en gezelligheidsprogrammering, in overleg met paviljoenbeheer
-toezien op juist verloop

Open Winter toernooi Commissie
-deelnemerswerving
-begroting en financieel verslag
-meldt het toernooi aan bij de KNLTB
-wedstrijdplanning
-contact met bondsdelegatie
-communicatie via site, Dropshot e.d.
-catering en gezelligheidsprogrammering, in overleg met paviljoenbeheer
-toezien op juist verloop

Zomer teamtennis en Winter teamtennis Commissies
-deelnemerswerving
-wedstrijdplanning
-communicatie via site, Dropshot e.d.
-toezien op juist verloop

Toss tennis
-indeling
-communicatie via site, Dropshot e.d.
-toezien op juist verloop

 

 

Hoofd Sponsor

Hoofd Sponsor

Club Sponsor

Club Sponsor