Plan van aanpak nieuwe bardienstopzet TTV per april 2010

Informatie aan leden
Begin februari 2010 worden de leden door middel van een brief op het huisadres, waarin ook wordt verwezen naar de TTV site, geïnformeerd over het nieuwe bardienstreglement, inschrijvingsmethode (Jiba), helpdesk etc..

Inschrijving en herinnering
Men schrijft zich vanaf 15 februari thuis -via internet- in voor één bardienst

Ook op de avonden dat de speel(recht)pas wordt opgehaald kan, ondersteunt door mensen van de organisatie, elektronisch worden ingeschreven

Competitie-spelers dienen zich 1x extra in te schrijven op ‘n competitiedag.

Barcommissie inventariseert begin februari de benodigde vraag en brengt daarnaast het aanbod in beeld. Men stemt dit af met paviljoenbeheer.

De tennisactiviteiten planning, die begin januari bekend moet zijn, bepaalt de vraag. Het aanbod bestaat uit gekwalificeerde leden (hebben ruime bardienstervaring), betaalde barvrijwilligers (hebben zeer ruime barervaring en de cursus sociale hygiëne afgerond) en de (“gewone”) leden.

Voor inschrijving hebben de leden het bondsnummer en een wachtwoord nodig.

Het hele inschrijfproces zal gemonitoord worden. In de module bardienstplanner is het mogelijk om rapportages uit te draaien over wie er nog moet inschrijven etc.

Rond 15 maart zal er door de barcommissie een herinneringsbrief worden rondgestuurd.

Een week voor de bardienst ontvangt men ’n herinnering. En een dag van te voren nog een. Het is hiervoor dus wel noodzakelijk dat u uw emailadres invoert bij uw profiel in afhangbord

Leden die voor 1 april niet hebben ingeboekt, krijgen geen speelrecht.

Administratieve uitwerking
Er zal gewerkt worden met Excel bestanden en met de rapportages die uit de bardienstmodule komen. Tevens zal er bijgehouden worden welke communicatie/ correspondentie er gevoerd is met leden over verzuim/afspraken bardienst. Deze taken liggen bij de barcommissie.

Barcommissie
De commissie zal waarborgen dat alles goed en soepel verloopt. Men wordt bijgestaan vanuit de ledenadministratie en paviljoenbeheer (zijn tevens bestuursfuncties).

Tennisvereniging IJPelaar heeft ons ondersteuning toegezegd, met name voor wat betreft het om-gaan met het (Jiba)systeem.

Leren en experimenteren
Begin 2011 evalueren we de aanpak en zullen aanpassingen realiseren waar dat nodig is.